• 27 Июля 2017

Может ли автоматизация быть "бюджетной"?

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Сколько стоит автоматизация?” – вопрос риторический. Сколько стоит ремонт в квартире? Можно сделать и за миллион, а можно и в десять тысяч уложиться. Все зависит от площади помещения, ваших целей, качества материалов и т.д.
С автоматизацией та же ситуация: что вы хотите автоматизировать, какие у вас цели, готова ли ваша инфраструктура, готов ли персонал, а может часть работ по автоматизации уже была сделана в рамках другого решения?

123.png

Только получив ответы на эти вопросы, специалист может приступить к подбору решения, а озвучить вам примерную стоимость он сможет только когда решение будет подобрано. Иногда какие-то цифры можно получить уже на первой встрече, но это только в том случае, когда исполнитель уже решал похожую задачу, однако, тут стоит четко понимать, что это стоимость похожего решения, а не жесткая конечная цена. Может быть в прошлый раз у заказчика уже было все необходимое оборудование и программное обеспечение, а вам придется все это покупать,  а может в вашей ситуации есть какой-то сразу не очевидный нюанс, который делает применение похожего решения невозможным или не оптимальным. 

Возможно, именно тот факт, что нельзя сразу услышать “сделаем все под ключ за … рублей” и породил мнение, что автоматизация - это что-то дорогое и непонятное. И это мнение в корне неправильно.


Что такое автоматизация?

В общем смысле – это некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определенный механизм. В современном мире – это, как правило, компьютер и программные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Говоря простым языком, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее огромных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

Даже пришедшие на смену бумаге и ручке простейший текстовый редактор и самый дешёвый принтер, могут в разы повысить эффективность работы персонала, а вот покупка дорогостоящего мощного компьютера сотруднику, который печатает со скоростью 5 слов в минуту – это просто “деньги на ветер”, как печатал страницу в день, так и будет печатать.

Еще один момент, не связанный со стоимостью и понятностью решения: я заметил, что люди не хотят автоматизировать многие процессы, так как боятся попасть в зависимость от технологий, в которых они не разбираются на профессиональном уровне. Логика такая: “Раньше сотрудник знал формулу, все это руками считал, от интернета и электроэнергии не зависел, а теперь он одну кнопку на сайте будет жать и получать готовую цифру, забудет, как руками считать. А если интернет отключат? Как мы эти данные получим?” Мне это кажется, как минимум странным: это как отказаться от надежного автомобиля в пользу ненадежного, чтобы, из-за отсутствия ежедневных поломок, не растерять навыки самостоятельного ремонта.  Кроме того, есть источники бесперебойного питания, можно реализовать недорогую схему резервного интернета, в общем, подстраховаться. А вот как вы подстрахуетесь от случайной ошибки при расчётах, сделанных вашим сотрудником? Назначите ответственное лицо, которое будет всё перепроверять, делая повторно ту же самую работу?

Так может ли автоматизация быть бюджетной и эффективной одновременно?

В качестве ответа приведу пример из нашей практики:

Есть крупная торговая сеть, где продавцы, при некоторых сделках, должны высылать сканы определенных документов в офис. Когда всё проходит в штатном режиме, эти документы никому не нужны, но, когда возникают спорные ситуации, сканы документов становятся критически важными. Причем понадобиться они могут и спустя месяц после совершения сделки.
Планировалось, что продавцы будут высылать сканы документов в бухгалтерию в конце рабочего дня. Но возникла проблема: продавцы часто забывают отправить документы, поскольку документы нужны не "здесь и сейчас". Выяснялось это слишком поздно - найти нужные сканы на компьютере продавцов часто не удавалось.
Тогда компания назначила человека, который, параллельно со своими основными обязанностями, ежедневно сортировал эти документы и нес ответственность за их хранение. И опять возникла проблема: документы сканируются не всегда, за день их может и не быть. Как узнать: сканов не было или в магазине забыли их отправить? Как выяснить, что отправлены все сканы, а не часть из них? И кто будет контролировать ответственное лицо? Ведь это тоже живой человек, он тоже может ошибиться, забыть, подойти к обязанностям халатно.
Так в компании появился целый процесс с кучей участников, с ответственным лицом, системой контроля, регламентами, штрафами. Суммарно всеми участниками на него тратилось несколько часов в день, а сканы документов продолжали теряться.
Мы разработали и внедрили довольно простое решение, которое свело весь этот процесс к нажатию продавцом кнопки “Сканировать”. После этого, документы автоматически попадают в доступную бухгалтерии папку, после чего автоматически сортируются по заданным заказчиком параметрам (название магазина, дата создания).
Итог: документы больше не теряются, а поиск нужного скана за любую дату стал интуитивно понятным процессом, занимающим от силы пару минут.

Разработка и внедрение данного решения обошлась всего в 5000 рублей. Много это или мало, каждый решает сам, но за эту скромную стоимость заказчик не просто получил надежный и удобный механизм работы, он, по сути, упразднил целый бизнес процесс.

Автор статьи: Владимир Свилас
Руководитель инфраструктурного направления 
vladimir@cdoc.ru



ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Пример решенной задачи

Автоматизация мебельного салона

Услуга по теме статьи

Автоматизация учета компании

Возврат к списку

  • ??? ????? ??? ??????????? ????????????? ??????! ?????????, ??????????? ????????? ??? ?????????, ??????? ????????? ? 15?.?, ? ??? 180?? ? ???! ????? ??????? ????????????? ?????? ?????????? ???????? 175 ?? ?? ?????? ???! ? ?????????????? ???????? ? ????????? ???? ???????? ?????????! ???????? ??????, ????????!
  • ??? ????? ??? ??????????? ????????????? ??????! ?????????, ??????????? ????????? ??? ?????????, ??????? ????????? ? 15?.?, ? ??? 180?? ? ???! ????? ??????? ????????????? ?????? ?????????? ???????? 175 ?? ?? ?????? ???! ? ?????????????? ???????? ? ????????? ???? ???????? ?????????! ???????? ??????, ????????!