• 22 Июня 2017

6 советов руководителю: выбираем IT-специалиста для бухгалтерии правильно

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Бухгалтерия – сердце любой компании. Работа бухгалтера одна из самых ответственных - вовремя не сданная налоговая отчетность, не поступивший вовремя платеж, неправильно разнесенные документы: все это может обернуться для компании серьезными проблемами.

При этом, работа бухгалтерии немыслима без информационных технологий. Некоторые операции, выполняемые вручную слишком трудоемки, а некоторые просто невозможны. Так, например, с 1 января 2015 года вступила в силу новая редакция пункта 5 статьи 174 Налогового кодекса. Согласно этой норме, если налогоплательщик вместо электронной декларации по НДС представит бумажный аналог (пусть и в установленный срок), то такая отчетность будет считаться непредоставленной. Последствия не предоставленной декларации любой руководитель бизнеса, я думаю, прекрасно понимает.

Если в организации есть такое подразделение как бухгалтерия, то руководителю необходимо особенно тщательно подбирать IT-специалистов. 

Мы собрали 6 важных правил работы с IT-специалистом, а также ответили на вопросы: почему компьютеры в бухгалтерии "особенные" и что требуется от обслуживающего персонала.

1. Знать конечный результат

Наиболее ярким примером является обслуживание программы 1с. До недавнего времени, как правило, обслуживанием 1с и обслуживанием компьютера занимался один человек. В современных реалиях это невозможно. Прошли те времена, когда от системного администратора требовалось только умение устанавливать программы и настраивать устройства. Требования к программисту 1с так же изменились: мало просто установить программу, её работу необходимо скорректировать исходя из бизнес процессов организации: необходимы доработки, интеграция с другими продуктами.

На смену компьютерщикам, которые умели делать всего понемногу пришли узкие специалисты, каждый из которых профессионал в своей области. В общем-то это не плохо – увеличивается скорость и качество работ, снижается стоимость. Однако, когда в процессе внедрения или сопровождения программного продукта требуется сведение работ разных специалистов возникает проблема, о которой многие руководители склонны забывать.

Пример из нашей практики:

В нашу компанию обратился руководитель торговой сети с просьбой помочь разобраться в сложившейся ситуации. В его компании было несколько бухгалтеров, которые, находясь в одном офисе работали с одной информационной базой 1с. Возникла необходимость “рассадить” этих сотрудников в разные офисы, сохранив возможность работы в единой базе. Руководитель обратился к подрядчику 1, который профильно занимался настройкой 1с. На свой запрос он получил ответ, что для удовлетворения его потребностей необходимо внедрить сервер терминалов. Подрядчик 1 готов взять на себя работы по переносу 1с на сервер, однако, развертыванием подобных серверов он не занимается. Руководитель обратился к подрядчику 2, который профильно занимался настройкой серверов. Подрядчик 2 сообщил, что готов выполнить работы по развертыванию сервера и настройке удаленного доступа к нему, при условии, что работы, связанные 1с он не выполняет. Оба подрядчика выполнили свою работу, продемонстрировали её заказчику, однако при запуске решения выяснилось, что 1с жутко тормозит. Подрядчик 1 настаивает, что он свою работу выполнил, ведь программа работает, а торможения появились после внедрения сервера, который вне рамок его ответственности. Подрядчик 2 заявляет, что сервер работает, удаленный доступ к нему есть, а торможения в этой конкретной программе его не касаются, ведь была изначальная договорённость, что работы, связанные 1с, он не выполняет.
Заказчик оказался в неприятной ситуации: с одной стороны, он хотел получить конкретный результат, которого нет – бухгалтера не могут работать. С другой стороны, он поручил разным подрядчикам конкретные работы, каждая из работ по отдельности была выполнена, никаких обоснованных претензий он предъявить не может.
Главной ошибкой заказчика в данной ситуации является то, что не было того, кто отвечает за итоговый результат. Никто из подрядчиков не видел картину в целом, а единственный, кто четко понимал, чего хочет, не обладал необходимыми компетенциями, чтобы разработать процесс внедрения и проконтролировать все его этапы.

2. Найти баланс между безопасностью и удобством

На компьютерах бухгалтерии, как правило храниться большое количество конфиденциальных данных. Получив к ним доступ, можно узнать всю подноготную вашей компании: какая зарплата у сотрудников, с какими контрагентами Вы работаете, какие налоги платите. Попадание такой информации в чужие руки не допустимо, а её утрата может, если не парализовать работу компании, то серьезно снизить её эффективность. Следовательно, безопасность для таких компьютеров является приоритетной задачей. С другой стороны, информационные технологии применяются для того, чтобы сделать любую работу максимально эффективной.

Если, занимаясь безопасностью, бездумно “закручивать гайки”, не задумываясь об удобстве, то на выходе может получиться нечто настолько недружелюбное к пользователю, что работать в такой системе будет просто невозможно. Представьте, что получение доступа к данным, на основе которых нужно сделать отчет, будет занимать у бухгалтера значительно больше времени, чем составление отчета.

3. Планировать любые операции

Пиковая нагрузка бухгалтера носит сезонный характер. Это связано с тем, что сдача отчетности происходит в определенное время и имеет жестко регламентированные законом сроки. Обслуживающему компьютеры персоналу важно помнить об этом и не планировать на период сдачи отчетности никаких серьёзных изменений. Так же об этом должен помнить и руководитель. Представьте, что Вы заключили контракт на модернизацию локальной сети. Срок выполнения 10 рабочих дней, 5 из них не будет работать сеть и интернет. Тут выясняется, что именно в эти дни бухгалтерия занимается сдачей налоговой отчетности. Теперь Вам придется вести переговоры с исполнителем, и нет никаких гарантий, что он пойдет Вам навстречу, а не предъявит неустойку. И его тоже можно понять, ведь Вы не единственный его заказчик, он поставил Вас в график, выделил под эти работы сотрудников, договорился с подрядчиками и поставщиками.

Еще одним нюансом такой “сезонности” является необходимость фиксировать возникшие в этот период ошибки. Например, раз в квартал Ваш бухгалтер должен сдать отчет через систему электронного документооборота. Возникла ошибка, для устранения которой была принята временная мера, позволившая бухгалтеру при участии системного администратора успешно сдать отчет. Окончательно ошибка устранена не была, требуется внесение определенных изменений. Если такие вещи не зафиксировать и сразу не запланировать проведение работ, то об инциденте все забудут, ведь ближайшие несколько месяцев бухгалтер пользоваться этой системой не будет. Проблема всплывет при следующей сдаче отчетности.

4. Делать сразу и надолго

Когда речь идет о компьютере, использующемся в качестве печатной машинки, то можно пытаться сэкономить на отдельных комплектующих, докупая их по мере необходимости. Даже если в процессе такой модернизации понадобиться переустановить операционную систему, то процесс не займет много времени, потребует работу специалиста одного направления и не будет слишком уж дорого стоить. Другое дело компьютер бухгалтера. Если переустановка системы на “печатной машинке” занимает 1-2 часа, то эта же операция на компьютере в бухгалтерии может иногда занимать 5 часов и более. 

Для переноса одних программ (например, клиент банка) может потребоваться предоставление бумажных документов, для переноса других – работа смежных специалистов. Время, когда компьютер не полностью выполняет весь требуемый функционал, может затянуться на несколько дней, а итоговая стоимость таких работ может превысить стоимость самого компьютера. Именно поэтому необходимо подбирать в бухгалтерию такой компьютер, конфигурация которого достаточна для того, чтобы максимально отсрочить апгрейд.

5. Быть уверенным в гарантированной реакции

Проблема может возникнуть в любой момент, в том числе и в период сдачи отчетности, когда отложить этот вопрос на недельку не получиться. Руководитель должен быть уверен, что бухгалтер, в подобной ситуации, четко знает к кому обратиться, а тот, к кому он обращается, гарантированно на это обращение отреагирует. В противном случае, сотрудник придет с этой проблемой к Вам, и Вам придется самому искать того, кто сможет оказать помощь или договариваться со штатным системным администратором, который ушел в отпуск.

6. Иметь юридически значимые отношения с подрядчиками

Приведу еще один пример. К нам обратилась организация с просьбой перенести базы 1с одного компьютера на другой. В процессе работ выяснилось, что база на другом компьютере не открывается, так как она зашифрована и без дешифровки перенос не возможен, а для дешифровки необходим сгенерированный при шифровании ключ. Где сохранен этот ключ никто не знает. Выяснилось, что примерно год назад руководитель этой организации озаботился вопросом защиты данных от кражи и пригласил для решения этой задачи специалиста, которого нашел по газете бесплатных объявлений. Специалист установил программу, продемонстрировал, что данные на другом компьютере не открываются, получил деньги и ушел. Эти работы документально не оформлялись, никакой инструкции, документации к программе, ключей дешифровки специалист после себя не оставил. Нам удалось с ним связаться, однако конструктивного диалога не состоялось. Специалист заявил, что уже ничего не помнит, гарантий он не предоставлял и содействовать решении этого вопроса не намерен. В результате заказчику пришлось заплатить нам сумму в несколько раз больше, чем он заплатил бы, будь у него на руках необходимые для дешифровки данные. Сильно сомневаюсь, что у него получиться законными способами взыскать этот ущерб с исполнителя.

Картинки по запросу документ

Помните, что для обслуживания компьютеров в бухгалтерии необходим не просто хороший специалист, а тот, кто понимает все тонкости этой работы. Системность, умение работать в команде и юридически значимая ответственность имеют даже более высокое значение, чем техническая грамотность.

Автор статьи: Владимир Свилас
Руководитель инфраструктурного направления 
vladimir@cdoc.ru

Появились вопросы? Задавайте их нам: мы с радостью ответим в комментариях или в отдельной статье. 

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Возврат к списку